admin כתיבת מכתבים עסקיים דורשת שני כישורים. ראשית, עלינו לדעת כיצד לפרוס מכתב עסקי בצורת קבלה, ולהכיר אותו לעומק, כך שבעצם בכל מכתב שאנו כותבים אנו משתמשים בפריסה הסטנדרטית. תמיד יהיה המכתב המוזר שמשום מה אינו סטנדרטי, אך באופן כללי עלינו לכתוב באופן טבעי בצורה המנוסה והתקנית, כדי שכתבינו יהיו רגועים עם המכתב כשהוא יגיע. המיומנות הנוספת היא היכולת לכתוב באנגלית טובה, כאשר נושא המכתב מתחלק לפסקאות ברורות, שכל אחת מהן כתובה במשפטים ברורים. היכולת לכתוב במשפטים, הן משפטים פשוטים והן משפטים מורכבים יותר, מבטיחה שכל חלק באות מבטא מחשבה שלמה, או קבוצה של מחשבות קשורות. זה מאפשר לכתבנו לעקוב אחר הנקודות שאנו מעלים, בצעדים הגיוניים, ולהגיע לסוף המכתב עם הבנה ברורה של נקודת המבט שלנו בעניין, או בעניינים שהעלינו.
שני היבטים אלו דורשים הסבר רב, ונלמד את המיומנויות בצורה הטובה ביותר אם נבין את הסיבות מאחורי הפרקטיקות השונות שאומצו במהלך השנים. לכן נתחיל בבחינת ההיבטים המשפטיים של התכתבות עסקית.
ההיבטים המשפטיים של התכתבות עסקית
כמעט כל הפעילות העסקית היא חוזית במהותה. משמעות הדבר היא ששני האנשים העוסקים בעסקה מסויימת מתחייבים זה על זה בהתחייבויות מסוימות ובמקביל רוכשים זכויות מסוימות. לפיכך, יצרן הרהיטים המסכים לספק חלק ממוצריו לסיטונאי מתקשר בעסקה לפיה הוא מקבל על עצמו התחייבות לספק את הסחורה שצוינה בתמורה לזכות לקבל תשלום כספי הנקרא ‘המחיר’. . כאשר יש לספק שירות, ההסדר הוא זהה. לדוגמה, חברת אבטחה מסכימה להגן על המקום באמצעות המאבטחים והמכשירים המומחים שלה, בתמורה לתשלום חוזי מוסכם.
במידה ותתעורר מחלוקת כלשהי, ניתן ליישב אותה באמצעות פנייה לבית המשפט, כאשר הצד הנפגע יתבע את הצד השני. לתבוע מישהו זה לזמן אותו לבית המשפט, כדי להראות למה לא צריך את הצדק שאתה מחפש. השופט יבחן התכתבויות שעברו ביניכם (לרבות כל מסמך כגון חוזים, חשבוניות, מזכרים וכדומה) וייתן פסק דין בעניין. האופי המשפטי של התכתבות הוא המחייב הגדרת ההתכתבות בצורה סטנדרטית של פריסה. הנקודות העיקריות הן:
1) יש לציין את השמות והכתובות של שני הצדדים לחוזה על כל התכתבות.
2) כל התכתבות חייבת להיות מתוארכת בבירור.
3) כדי לסייע באיתור התכתבות, נהוג לתת אסמכתאות בראש המכתב.
4) כדי להבהיר את נושא המכתב, נהוג לתת כותרת נושא בתחילת המכתב.
5) כדי להתחיל את המכתב עצמו, אנחנו צריכים איזושהי ברכה. זה נקרא “הצדעה”, ויכול להיות ברכה כללית, כגון אדוני היקר.
6) לאחר מכן יש לנו מספר פסקאות העוסקות בעניין.
7) לבסוף, אנחנו צריכים סעיף מסכם. זה נקרא ‘הסגירה המחמיאה’ או ‘מנוי’.
8) אם נשלחים עותקים למחלקות אחרות, עשויה להיות רשימה של שמותיהם, ובראשם CC (עותקים מופצים).
אם יכללו כל הפרטים הללו, בית המשפט לא יתקשה להבין מה עשו הצדדים. ברור שאיננו מצפים לסיים בבית המשפט כאשר אנו מתחילים להתמודד עם ספק או לקוח, אך במקרה שנעשה זאת, המתווה הפורמלי המתואר ישמש כראיה.
